Cómo hacer productivo el teletrabajo

Autor: Ángel Medinilla. Reproducida bajo Creative Commons.
Hay trabajos que se adaptan mejor a esta modalidad, que gracias a la revolución en las comunicaciones han podido desarrollarse de manera conjunta por personas alejadas geograficamente. Esto trae ventajas inherentes a las organizaciones que lo utilizan, como reducción en costos de infraestructura, empleados que no necesitan moverse de sus casas, y aumento de la productividad de parte de los trabajadores, ya que ellos eligen en donde y como trabajar. Esto lleva a cambiar la concepción de “horas en la oficina” a “horas dedicadas al trabajo”.
El teletrabajo es realmente útil para organizaciones que desarrollan tareas con un gran componente intelectual, con integrantes alejados fisicamente que deben interactuar de manera coordinada, por ejemplo, sucursales de una empresa, clientes o proovedores en distintas ciudades, desarrollos de ingeniería, coordinación de proyectos, soporte técnico, etc.
Ahora, al permitir un entorno tan informal, ¿cuáles son los detalles que se deben tener en cuenta para que el trabajo avance?

Organizar el trabajo en equipo a través de un foro

El modo ideal para trabajar en equipo en un proyecto determinado es hacerlo a través de un foro, en él los participantes pueden discutir y asignar las tareas para luego llevarlas a cabo individualmente o en subequipos. Habitualmente se necesitará una manera de intercambiar archivos y dejar documentado el trabajo realizado, para lo cual existen varias opciones.

Correos electrónicos

La manera más simple es hacerlo utilizando el correo electrónico y adjuntando para todo el grupo cada cambio realizado, aunque esta no es la manera más eficiente, ya que muchas veces un usuario recibirá muchas versiones previas de un archivo que no necesita.

Una plataforma gratuita y que es útil para trabajos sin demasiadas complicaciones es la que ofrece Google, a través de Google Docs. Esta es una suite ofimática de herramientas que se accede de manera online y permite el trabajo colectivo entre varias personas, accediendo a los documentos desde distintas cuentas de Google.
Por supuesto, si se necesitan herramientas más avanzadas y programas distintos a los de oficina, se deberá contratar un servidor donde alojar los archivos compartidos y configurar para cada usuario las herramientas necesarias, para crear y compartir estos archivos. Una manera simple de hacerlo es usando un servidor ftp, en el que múltiples usuarios acceden a una carpeta remota donde están los ficheros en desarrollo.
Por último, existen empresas que ofrecen plataformas con muchas posibilidades para el trabajo en equipo para un abanico grande de presupuestos, con lo cual la empresa se desliga de la tarea de configurar dicha plataforma.

Llamadas telefónicas

La manera más rápida y directa para comunicar algo, es mediante una llamada telefónica, por lo que el avance de las comunicaciones por internet aún no han podido reemplazarla. La tecnología telefónica a evolucionado a la llamada telefonía IP, lo que permite una importante reducción de costos entre personas que necesitan muchos minutos diarios de comunicación por este medio, lo cual se vuelve una atractiva posibilidad para las empresas que necesitan mantener comunicados a sus integrantes.

Teleconferencias

Las teleconferencias están destinadas a “reemplazar” a las tradicionales conferencias. Intentan crear un espacio en el que debatir en tiempo real una idea, proyecto o propuesta de negocio.
Para que estas sean efectivas, al igual que las conferencias tradicionales deben estar organizadas siguiendo un temario armado previamente, no pueden ser de agenda abierta, contar con un moderador que ceda la palabra a los distintos participantes si estos son varios, desarrollarse en un tiempo establecido de acuerdo a la cantidad de temas a tratar y por último documentar todo lo acordado, enviando dicho documento a todos los participantes.
Cada terminal que participe en la teleconferencia, deberá contar con una cámara web, parlantes y micrófono, además de una conexión a internet de alta velocidad para poder realizar de manera fluida la comunicación.
Los servicios utilizados más comunmente cómo Skype y Msn, o alternativas pagas y más avanzadas, permiten además chatear mientras se habla, lo cual resulta útil para pedir la palabra.
Antes de participar, un usuario se debe capacitar sobre el uso de la herramienta que utilizará y tener totalmente funcional el terminal desde donde se conecte, para que todo el equipo aproveche al máximo el tiempo de reunión.
Por último, cuando sea posible, se deben realizar reuniones personales, ya que aún nada reemplaza al trato cara a cara.

La telepresencia

Todavía no es de uso masivo, pero en un futuro no muy lejano, todo hace suponer que será el estándar en lo que se refiere a teleconferencias.
La telepresencia intenta hacer olvidar a los usuarios la distancia que los separa, “sumergiéndolos” en un ambiente idéntico al de sus interlocutores, a los que ven en tamaño real por medio de pantallas gigantes y escuchándolos por un sistema de audio ambiental.

Escriba a contacto@sewebs.com.ar para enterarse de las soluciones que SeWebs tiene listas para su organización.

Autor: Lisandro Lanfranco
Licencia Copyleft.
Puedes reproducirlo citando al autor y enlazando a www.sewebs.com.ar

Bibliografía:

www.wikipedia.es
Pymes Plus Nº 16, Clarín.

La imagen “Jueves en El Salvador” es propiedad de Ángel Medinilla, reproducida bajo licencia Creative Commons.
Skype es marca registrada de Skype Limited.
Msn es marca registrada de Microsoft Corporation.
Google y Google Docs son marca registrada de Google Inc.

Lisandro

Fundador de Sewebs, dedicado al área de Servicios web.

Estudiante de Ingeniería electrónica de la Universidad Nacional de Córdoba.
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Un comentario

  1. Una manera muy buena de organizar un proyecto en el que participan teletrabajadores por tal de aumentar la productividad, es el uso de alguna herramienta de gestión de proyectos, especialmente alguna que este diseñada con los teletrabajadores en mente.

    Por ejemplo, una herramienta muy buena es TransparentBusiness ( http://www.transparentbusiness.com ). Se trata de una herramienta muy sencilla de usar y con una interfaz muy intuitiva, pero a la vez bastante potente. Por una parte nos permite gestionar proyectos, con sus tareas, sus miembros a los que se les asignan tareas, discusiones alrededor de tareas, etc. Y por otra parte cuenta con una serie de funcionalidades extra que la hacen muy atractiva. Entre ellas hay un sistema de tracking de tiempo que toma capturas de pantalla periódicas de los trabajadores mientras trabajan, lo cual es ideal para minimizar el riesgo de sobrefacturación y para ser capaz de corregir errores a tiempo, pues estamos viendo en lo que el trabajador esta trabajando. Otra funcionalidad interesante es un diagrama de Gantt en tiempo real que muestra el progreso actual del proyecto en número de horas, a partir de las horas trabajadas en cada tarea.

    Así que, sin duda, recomendaría el uso de esta u otra herramienta similar por tal de aumentar la productividad de un proyecto y sus teletrabajadores.